HR-system til SMV: ét kartotek i stedet for tre systemer.

Stamdata bor tre steder, og ingen af dem passer

I de fleste små og mellemstore virksomheder findes der ikke ét svar på, hvor en medarbejders oplysninger bor. Lønsystemet har kontonummer og ansættelsesdato, vagtplanen har telefonnummer og afdeling, og kontrakten ligger i en mappe på et fællesdrev. Når en medarbejder flytter eller skifter nummer, bliver ét af stederne opdateret - sjældent alle tre. Resultatet er et personalekartotek, der reelt er spredt ud over systemer, som aldrig er blevet enige.

Med otte ansatte kan man huske sig ud af det. Med femogtyve begynder det at koste: forkerte numre når man skal have fat i nogen akut, offboarding hvor adgange og udstyr overlever medarbejderen, og en indsigtsbegæring der æder en hel arbejdsdag, fordi ingen ved præcis hvad der ligger hvor.

Fire krav til et HR-system til SMV

1. Ét kartotek oven på de systemer I allerede har

Et HR-system til en mindre virksomhed må ikke starte med at kræve, at I skifter løn- eller vagtplansystem. HR Managr henter stamdata via API fra løn-, vagt- og HR-systemerne og samler dem i ét medarbejderkartotek: én profil pr. medarbejder, hvor hvert felt viser hvilken kilde det kommer fra. Uenighed mellem systemerne bliver synlig med det samme i stedet for at gemme sig, til den gør skade.

2. Onboarding og offboarding som pipelines

En ny kollega er ikke én opgave men tyve: kontrakt, adgange, udstyr, introduktion, opfølgning. I HR Managr er onboarding og offboarding pipelines, hvor hvert trin står som sin egen opgave, indtil den er lukket. Så afhænger intet af, at den rigtige person tilfældigvis husker det - heller ikke den dag hvor det er den person, der selv har sagt op.

3. Følsomme oplysninger skal være lukkede som standard

CPR-numre, helbredsnotater og lønoplysninger er ikke hverdagsdata, og de skal ikke stå fremme, bare fordi man har adgang til kartoteket. I HR Managr er følsomme felter maskeret som standard, og al adgang logges. I kan med andre ord altid svare på det spørgsmål, et tilsyn eller en medarbejder stiller: hvem har set hvad, hvornår?

4. GDPR uden at miste historikken

Retten til at blive glemt kolliderer med behovet for retvisende historik: sletter man en tidligere medarbejder helt, stemmer sidste års tal pludselig ikke længere. HR Managr løser det med anonymisering - personoplysningerne fjernes, statistikken bevares. Og fordi ændringer kædes kryptografisk sammen i et audit-spor, kan I bagefter verificere, at der ikke er pillet ved historikken.

Del af en platform, ikke endnu en ø

Et HR-system, der bare bliver system nummer fire ved siden af de tre andre, har ikke løst problemet - det har gjort det større. HR Managr er en del af Managr-platformen med samme login som vagtplan, mail og dashboards, så kartoteket er det samme, uanset hvor man står. Book en demo nederst på siden, og se det med jeres egne systemer som udgangspunkt.