Medarbejderkartotek: én profil pr. medarbejder. Punktum.

Hvor bor det rigtige telefonnummer?

Prøv testen: slå den samme medarbejder op i lønsystemet, i vagtplanen og i den mappe hvor kontrakterne ligger. Får I det samme telefonnummer, den samme adresse og den samme nærmeste pårørende alle tre steder? De færreste gør. Hvert system blev opdateret dengang nogen huskede det, og siden har de levet hver deres liv.

Det er ikke en skønhedsfejl. Det er den vagtansvarlige, der ringer forgæves en søndag morgen, fordi nummeret i vagtplanen er to år gammelt. Det er lønbogholderen, der bruger en formiddag på at finde ud af, hvilken adresse der egentlig gælder. Og det er svaret "det kommer an på hvilket system du spørger", når nogen beder om en simpel liste over ansatte.

Sådan skal et digitalt personalekartotek virke

Én profil, ikke tre kopier

Grundideen i HR Managr er enkel: hver medarbejder har præcis én profil, og alt hvad virksomheden ved om vedkommende, står dér. Ikke en fjerde kopi ved siden af de tre andre, men det sted hvor trådene samles - på tværs af løn-, vagt- og HR-systemer.

Kilde pr. felt, så I kan stole på det I ser

Et samlet kartotek er kun noget værd, hvis man tør stole på det. Derfor viser hvert felt sin kilde: telefonnummeret kommer fra vagtplanen, kontonummeret fra lønsystemet, titlen fra HR. Når to systemer er uenige om det samme felt, er uenigheden synlig i profilen - og så kan den rettes ved kilden i stedet for at blive opdaget ved en fejludbetaling et halvt år senere.

Data hentes hvor de bor

Kartoteket fyldes ikke ved, at nogen taster det hele ind en ekstra gang. Oplysningerne hentes via API fra de systemer, der allerede ejer dem. Det betyder også, at kartoteket følger med, når virkeligheden ændrer sig - uden at vedligeholdelsen bliver endnu en opgave på nogens liste.

GDPR er indbygget, ikke skruet på

Et personalekartotek er pr. definition fyldt med personoplysninger, og nogle af dem er følsomme. I HR Managr er de følsomme felter maskeret som standard; de vises kun for dem, der skal bruge dem, og hvert eneste opslag logges. Beder en tidligere medarbejder om at blive glemt, anonymiseres profilen, så personoplysningerne forsvinder, mens de historiske tal bliver stående og stadig stemmer. Alle ændringer kædes kryptografisk sammen i et audit-spor, der kan verificeres - så dokumentationen ikke bare er et løfte, men noget I kan bevise.

Kartoteket, resten af platformen bygger på

Fordi HR Managr er en del af Managr-platformen, er profilen i kartoteket den samme, som resten af platformen kender - med samme login. Skal der mere HR-proces ovenpå, som onboarding-pipelines og offboarding uden glemte punkter, så læs videre om HR-systemet til SMV. Vil I bare aldrig mere lede tre steder efter et telefonnummer, er kartoteket dét, I starter med.