Tidsregistreringsloven og jeres vagtplan: det skal I have styr på.

Siden 1. juli 2024 har danske arbejdsgivere haft pligt til at registrere medarbejdernes arbejdstid. Loven er mindre bureaukratisk end sit rygte, men den stiller tre krav, som mange vagtplaner ikke opfylder af sig selv. Her er reglerne i praksis, med kilder, og hvad de betyder for jer der arbejder med fast vagtplan eller rul.

Hvad loven kræver af systemet

Kernen i loven er, at arbejdsgiveren skal indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt tidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den enkelte medarbejders daglige arbejdstid. Der er metodefrihed: loven siger ikke, om det skal være en app, et stempelur eller et regneark, kun at registreringen skal kunne stoles på, og at medarbejderen skal kunne tilgå sine egne registreringer. Se Arbejdstilsynets gennemgang af reglerne og Virksomhedsguidens vejledning.

Registreringerne skal desuden opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der ligger til grund for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid, så de kan dokumenteres, hvis nogen spørger.

Kun samlet daglig arbejdstid, ikke klokkeslæt

Loven kræver ikke, at I registrerer hvornår på dagen der blev arbejdet. Det er den samlede daglige arbejdstid, der skal registreres, ikke start- og sluttidspunkter. En medarbejder der har arbejdet 7,5 timer fordelt på formiddag og aften, kan altså registreres med ét tal for dagen.

Fast vagtplan: registrér kun afvigelser

Her bliver det interessant for alle med skemalagt drift. Arbejder medarbejderne efter en fast vagtplan eller et fast rul, er det nok at registrere afvigelserne fra planen. Selve planen fungerer som registrering af de dage, der gik som aftalt. Det betyder i praksis: mødte Mikkel som planlagt fra 9 til 17, kræver dagen ingen handling. Blev han en time længere eller gik han tidligt, skal netop den afvigelse fanges.

Det lyder enkelt, men det forudsætter to ting: at vagtplanen faktisk afspejler virkeligheden, og at afvigelser bliver registreret samme sted, så den samlede arbejdstid kan gøres op pr. dag. En vagtplan i ét system og afvigelser på sedler eller i mails opfylder ikke kravet om et pålideligt og tilgængeligt system.

48-timers og 11-timers reglerne gælder stadig

Registreringspligten kom ikke alene, den skal netop gøre det muligt at dokumentere de arbejdstidsregler, der hele tiden har gældt: den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid må ikke overstige 48 timer inklusive overarbejde, målt over en periode på 4 måneder, og medarbejdere skal have en sammenhængende hvileperiode på mindst 11 timer i døgnet. Med registreringerne på plads kan I se skreddet, før det bliver et problem: en medarbejder der har taget ekstravagter tre uger i træk, nærmer sig måske 48-timers grænsen, uden at nogen enkelt uge så alarmerende ud.

Såkaldte selvtilrettelæggere, medarbejdere hvis arbejdstid ikke måles eller fastlægges på forhånd, eller som selv kan tilrettelægge den, kan undtages fra registreringspligten og 48-timers reglen, og på samme snævre betingelser også fra reglerne om daglig hviletid og ugentligt fridøgn. Undtagelsen skal fremgå udtrykkeligt af ansættelsesaftalen, og den fortolkes snævert: den kan ikke bare lægges ned over en hel medarbejderkategori. Er I i tvivl om, hvem der reelt kan undtages, så søg konkret rådgivning frem for at gætte.

Vagtplan og registrering i samme system

Mønsteret ovenfor, plan plus afvigelser, er præcis det, et vagtplansystem kan levere uden ekstra arbejdsgange. I Shift Managr er vagtplanen udgangspunktet, og ændringer, byttede vagter og ekstra timer registreres som afvigelser samme sted, så den daglige arbejdstid kan gøres op og dokumenteres bagud. Læs mere om, hvad et vagtplan-system bør kunne i dag, eller book en demo.