Vagtplan-appen der bor i medarbejdernes lomme.

Opslagstavlen opdaterer ikke sig selv

De fleste vagtplaner er rigtige i det øjeblik de bliver hængt op, og forkerte en uge senere. En kollega bliver syg, to bytter en aftenvagt indbyrdes, en ekstra vagt kommer til op mod weekenden - og pludselig er det kun planlæggeren der ved, hvad der faktisk gælder. Resten af holdet ringer, skriver i gruppechatten eller møder op til en vagt der er flyttet.

En vagtplan app løser ikke problemet ved at gøre planen pænere. Den løser det ved at flytte den levende plan derhen, hvor medarbejderne alligevel kigger mange gange om dagen: telefonen. Når planen ændrer sig, ændrer den sig for alle på én gang, og beskeden kommer som push i lommen i stedet for som et nyt stykke papir på væggen.

Fire ting medarbejderne klarer selv fra telefonen

1. Se vagterne som de ser ud lige nu

Appen viser altid den gældende plan - ikke versionen fra i mandags. Er en vagt flyttet eller byttet, står den rigtigt hos alle, samtidig. Ingen skal spørge i chatten, om planen på billedet stadig passer.

2. Byde på ledige vagter

Når en vagt bliver ledig, behøver lederen ikke ringe listen igennem. Vagten slås op som ledig, og de medarbejdere der vil have den, byder ind direkte fra telefonen. Den der alligevel havde sagt ja i telefonen, siger nu ja på tre sekunder - og lederen vælger blandt folk der aktivt har meldt sig.

3. Bytte vagter indbyrdes

Vagtbytte foregår i samme system som planen. Et bytte er dermed ikke en aftale mellem to kolleger, som ingen andre kender, men en ændring der står i planen med det samme og er synlig for alle.

4. Melde fravær uden at fange nogen på kontoret

Sygdom og andet fravær meldes i appen, hvor det lander samme sted som planen. Planlæggeren ser hullet med det samme og kan slå vagten op som ledig - i stedet for at fraværet ligger som en ulæst sms på en telefon, der først tændes klokken otte.

Lederen er også på farten

En vagtplan app er ikke kun til medarbejderne. I Shift Managr kan lederen lægge bulk-vagter direkte fra telefonen, så næste uges bemanding ikke skal vente på, at nogen sidder ved en pc. Ved skrivebordet er der stadig fuld værktøjskasse: træk og slip-ugeplan med dækning pr. dag, kopiering af rul fra uge til uge og en rotations-editor til de faste mønstre.

Appen står ikke alene - reglerne følger med

Det farlige ved hurtige ændringer fra telefonen er, at de nemt bryder regler, ingen tænker over i farten. Derfor kører Shift Managrs regeltjek uanset hvor ændringen kommer fra: hviletid og arbejdstidsregler tjekkes automatisk, før vagten gemmes, og reglerne kan tilpasses jeres arbejdsplads eller slås fra, hvor de ikke er relevante.

Registreringen følger også med. Tidsregistreringsloven, der trådte i kraft 1. juli 2024, kræver et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, hvor den samlede daglige arbejdstid dokumenteres og opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der ligger til grund for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid - se Arbejdstilsynets gennemgang af reglerne. Arbejder medarbejderen efter fast vagtplan, er det nok at registrere afvigelserne - og netop afvigelser er, hvad bytter, bud og fravær i appen er. De registreres i samme øjeblik, de sker.

Og resten af forretningen?

Shift Managr er en del af Managr-platformen og henter og afleverer data via API til de systemer, I har i forvejen, for eksempel løn. Timerne fra planen kan flyde videre til jeres nøgletal, og bemandingen kan ses fra den fælles indbakke. Appen i medarbejderens lomme og tallene på kontoret kigger på de samme data - der er ikke to sandheder at holde synkroniseret.