Vagtplan til butikker: flere lokationer, ét system.

Én kæde, flere butikker, hver sin virkelighed

Butikken på gågaden har lange lørdage, outlettet i centret følger centrets åbningstider, og lagerbutikken kører helt sit eget løb. Alligevel ender mange kæder med at planlægge alle tre i samme regneark efter samme skabelon. I Shift Managr kan hver lokation få sine egne vagttyper og sine egne regler, så planen for hver butik afspejler netop den butik - ikke et gennemsnit af kæden.

Geofence-stemplingen er også pr. butik. Medarbejdere der arbejder flere steder, stempler ind dér hvor vagten ligger, og timerne registreres på den rigtige lokation uden manuel sortering bagefter.

Faste rul uden at bygge ugen forfra

Detailhandlens rytme er ugentlig: de samme åbnevagter, de samme lukkevagter, den samme lange lørdag. Det skal en vagtplan udnytte, ikke ignorere. I Shift Managr bygges grundplanen én gang og kopieres fra uge til uge, og rotations-editoren holder de faste rul kørende, når flere medarbejdere skiftes i et mønster. Planlæggerens arbejde skrumper til det, der faktisk er nyt: ferie, kampagnedage og sæsonens ekstra hænder.

Undervejs vises dækningen pr. dag, så en tynd torsdag opdages, mens der stadig er noget at gøre ved den - og hviletid og arbejdstidsregler tjekkes automatisk, før vagten gemmes. Reglerne kan tilpasses den enkelte arbejdsplads eller slås fra, hvor de ikke giver mening.

Studerende og deltidsansatte bytter selv

Et detailhold består sjældent af 37-timers-folk. Det består af deltidsansatte, studerende med skiftende skemaer og unge under uddannelse - mennesker hvis kalender flytter sig med eksamensplanen. Deres vagtbytte skal ikke gå gennem butikschefens privattelefon.

I Shift Managr-appen ser medarbejderne deres vagter, bytter indbyrdes, byder på ledige vagter og melder fravær direkte fra telefonen. Ændringerne lander i planen med det samme, så butikschefen ser den gældende bemanding i stedet for at rekonstruere den fra en gruppechat. Skal der dækkes ekstra ind op til udsalg, kan lederen lægge bulk-vagter - også fra sin egen telefon.

Fravær følger samme spor: ferieønsker og sygemeldinger registreres i systemet i stedet for på gule sedler ved kassen. Planlæggeren ser hullet i dækningen med det samme og kan slå de berørte vagter op som ledige, så resten af holdet kan byde ind fra appen. Det gør de pludselige huller til et fælles anliggende i stedet for butikschefens aftenprojekt.

Timerne skal kunne dokumenteres - og betales rigtigt

Med mange små ansættelser bliver tidsregistrering hurtigt et puslespil. Tidsregistreringsloven fra 1. juli 2024 kræver, at den samlede daglige arbejdstid registreres i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system og opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der ligger til grund for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid - men arbejder medarbejderen efter fast vagtplan, er det nok at registrere afvigelserne (se Arbejdstilsynets gennemgang af reglerne). Netop dét mønster passer til detail: rullet ligger fast i systemet, og bytter og fravær registreres i det øjeblik, de sker. Regeltjekket holder samtidig øje med kravet om mindst 11 sammenhængende timers hvile inden for hver periode på 24 timer og 48-timers grænsen i snit over fire måneder.

Data hentes og afleveres via API til jeres eksisterende systemer, blandt andet løn, så timerne ikke skal tastes to gange. Og med lønsomhed pr. vagt ser I lønkroner mod forventet omsætning for hver vagt, før ugen starter - så den ekstra lørdagsbemanding vurderes på tal, ikke på fornemmelse. Som del af Managr-platformen kan timerne desuden flyde videre til jeres nøgletal.